Με την εκκίνηση της εφαρμογής εμφανίζεται η κεντρική οθόνη της εφαρμογής.
Συμπληρώνουμε τον ΑΦΜ αιτούντος καθώς και την Περίοδο Επιστροφής. Η περίοδος επιστροφής δεν μπορεί να εκτείνεται σε δύο έτη. Για παράδειγμα, δεν μπορούμε να ζητήσουμε επιστροφή για το διάστημα 1-12-2008 με 31-1-2009. Επίσης επιλέγουμε το πεδίο με την υπεύθυνη δήλωση. Αν δε συμφωνήσουμε με τη δήλωση δεν είναι δυνατή η υποβολή δήλωσης.
Μετά τη συμπλήρωση των παραπάνω στοιχείων μπορούμε να προχωρήσουμε στη συμπλήρωση στοιχείων για τη χώρα ή χώρες από τις οποίες ζητείται επιστροφή ΦΠΑ. Πατώντας το πλήκτρο "Προσθήκη χώρας" εμφανίζεται μια λίστα με τις χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Επιλέγοντας κάποια χώρα από τη λίστα και πατώντας το πλήκτρο "Εντάξει", επιστρέφουμε στην κεντρική οθόνη της εφαρμογής, όπου έχει εμφανιστεί μία ετικέτα (tab) με τα στοιχεία που μπορούμε να συμπληρώσουμε (Εικόνα 1).
Εικόνα 1: Η οθόνη της εφαρμογής για την εισαγωγή στοιχείων προς μία χώρα.
Εάν επιθυμούμε να εισάγουμε στοιχεία αντιπροσώπου για τη συγκεκριμένη χώρα (αυτό είναι προαιρετικό), επιλέγουμε το "Εισαγωγή Αντιπροσώπου" (βλέπε σημείο 1 στην Εικόνα 1). Εφόσον επιλέξουμε να εισάγουμε στοιχεία αντιπροσώπου εμφανίζεται ένα πλαίσιο για την εισαγωγή τους. Όλα τα στοιχεία είναι υποχρεωτικά.
Στην συνέχεια πρέπει να περιγράψουμε τις δραστηριότητες της επιχείρησής μας. Είναι απαραίτητο να συμπληρώσουμε τις δραστηριότητες. Υπάρχει η δυνατότητα να εισάγουμε είτε Κωδικούς Αριθμούς Δραστηριοτήτων (ΚΑΔ) (βάσει της ταξινόμησης NACE) ή να περιγράψουμε με ελεύθερο κείμενο τις δραστηριότητές μας. Η επιλογή γίνεται μέσω της αντίστοιχης λίστας (βλέπε σημείο 2 στην Εικόνα 1).
Στη συνέχεια συμπληρώνουμε τα Στοιχεία Τραπεζικού Λογαριασμού, στον οποίο θα κατατεθούν τα χρήματα, εφόσον η αίτησή μας γίνει αποδεκτή από τη χώρα επιστροφής (βλέπε σημείο 3 στην Εικόνα 1). Η συμπλήρωση όλων των στοιχείων είναι υποχρεωτική.
Στη συνέχεια προχωράμε στην εισαγωγή στοιχείων για τα παραστατικά για τα οποία ζητείται η επιστροφή ΦΠΑ. Μπορούμε να εισάγουμε στοιχεία για παραστατικά αγοράς αγαθών/υπηρεσιών (βλέπε σημείο 4 στην Εικόνα 1) ή/και παραστατικά εισαγωγής αγαθών (βλέπε σημείο 5 στην Εικόνα 1). Θα πρέπει να συμπληρωθεί τουλάχιστον ένα παραστατικό (είτε αγοράς αγαθών/υπηρεσιών ή εισαγωγής αγαθών) για να αποσταλεί η δήλωση.
Όσον αφορά τα παραστατικά αγοράς αγαθών/υπηρεσιών, για να προχωρήσουμε στην εισαγωγή πατάμε στο πλήκτρο "Προσθήκη". Εμφανίζεται τότε η οθόνη που φαίνεται στην Εικόνα 2.
Εικόνα 2: Η οθόνη εισαγωγής στοιχείων παραστατικών αγοράς αγαθών/υπηρεσιών
Συμπληρώνουμε οπωσδήποτε όλα τα στοιχεία με αστερίσκο. Όσον αφορά το πιστοποιητικό (ΑΦΜ) (βλέπε σημείο 2 στην Εικόνα 2) αυτό είναι υποχρεωτικό εφόσον έχει επιλεγεί "Τιμολόγιο" στη λίστα επιλογής τύπου παραστατικού (βλέπε σημείο 1 στην Εικόνα 2). Εάν επιλεγεί "Απλή απόδειξη", τότε το πιστοποιητικό μπορεί να είναι κενό ή να περιέχει μη έγκυρο ΑΦΜ. Στον πίνακα Περιγραφής αγαθών (βλέπε σημείο 3 στην Εικόνα 2) εισάγουμε τους κωδικούς που περιγράφουν τα αγαθά/υπηρεσίες τα οποία αφορά το τιμολόγιο. Ανάλογα με τη χώρα επιστροφής, ο πίνακας περιέχει τις στήλες Κωδικός (απαραίτητη η συμπλήρωσή του), Υποκωδικός (εμφανίζεται και παίρνει τιμές ανάλογα με τη χώρα επιστροφής), ελεύθερη περιγραφή και Γλώσσα ελεύθερης περιγραφής (εμφανίζονται πάντα, αλλά συμπληρώνονται προαιρετικά μόνο εφόσον στη στήλη Κωδικός έχει επιλεγεί η τιμή 10-Άλλο). Για τις τιμές Κωδικών και Υποκωδικών που είναι αποδεκτοί από κάθε χώρα, δείτε το αρχείο VAT Refund Codes.xls,το οποίο βρίσκεται στον κατάλογο help στο φάκελο όπου έχει εγκατασταθεί η εφαρμογή.
Όταν ολοκληρώσουμε τη συμπλήρωση των στοιχείων, πατάμε το πλήκτρο "Εντάξει", οπότε επιστρέφουμε στην κεντρική οθόνη της εφαρμογής. Πλέον, στον πίνακα παραστατικών αγοράς αγαθών/υπηρεσιών (βλέπε σημείο 4 στην Εικόνα 1) εμφανίζεται μια γραμμή με τα στοιχεία που δηλώσαμε στο προηγούμενο βήμα. Εάν θέλουμε να επεξεργαστούμε τα στοιχεία κάποιου παραστατικού, το επιλέγουμε στον πίνακα και πατάμε το πλήκτρο "Επεξεργασία". Εάν θέλουμε να το διαγράψουμε, πατάμε το πλήκτρο "Διαγραφή".
Εάν έχουμε πολλά παραστατικά με κοινά στοιχεία (π.χ. από τον ίδιο προμηθευτή) μπορούμε αντί να τα εισάγουμε ένα-ένα να δημιουργήσουμε αντίγραφά τους. Επιλέγουμε το παραστατικό που θέλουμε να αντιγράψουμε και πατάμε το πλήκτρο "Αντιγραφή". Εμφανίζεται μια οθόνη όπου μπορούμε να επιλέξουμε τις στήλες (στοιχεία) του παραστατικού που θέλουμε να αντιγραφούν, καθώς και τον αριθμό των αντιγράφων που θα δημιουργηθούν. Τα αντίγραφα εμφανίζονται στον πίνακα παραστατικών αγοράς αγαθών/υπηρεσιών με διαφορετικό χρώμα, ώστε να τα ξεχωρίζουμε και να μπορούμε να τα επεξεργαστούμε, ώστε να προσθέσουμε όποια στοιχεία λείπουν.
Εάν θέλουμε να εισάγουμε παραστατικά εισαγωγής αγαθών, επιλέγουμε το αντίστοιχο πεδίο επιλογής (βλέπε σημείο 5 στην Εικόνα 1). Εμφανίζεται ένας πίνακας παρόμοιος με αυτόν για τα παραστατικά αγοράς αγαθών/υπηρεσιών. Από το σημείο αυτό και μετά η διαδικασία είναι ίδια με αυτή που ακολουθούμε για τα παραστατικά αγοράς αγαθών/υπηρεσιών.
Τέλος, ανάλογα με τη χώρα επιστροφής, εμφανίζεται στο κάτω μέρος της κεντρικής οθόνης της εφαρμογής ένας πίνακας Συνημμένων Εγγράφων (βλέπε σημείο 6 στην Εικόνα 1). Εδώ επιλέγουμε τα συνημμένα αρχεία (αντίγραφα παραστατικών) τα οποία συνοδεύουν την αίτησή μας. Αποδεκτοί τύποι αρχείων είναι οι: εικόνες JPEG (*.jpg,*.jpeg), εικόνες TIFF (*.tif,*.tiff), έγγραφα PDF (*.pdf) ή συμπιεμένα αρχεία (zip) που περιέχουν αρχεία των προηγούμενων τύπων.
Αποθήκευση αίτησης
Όταν ολοκληρώσουμε την εισαγωγή στοιχείων για όλες τις χώρες αποθηκεύουμε την αίτηση πατώντας το πλήκτρο "Αποθήκευση" στην κεντρική οθόνη ή το μενού "Αρχείο"->"Αποθήκευση". Η δήλωση αποθηκεύεται σε αρχείο με κατάληξη zip (συμπιεσμένο αρχείο).
Άνοιγμα αποθηκευμένης αίτησης
Αν θέλουμε να συμπληρώσουμε στοιχεία σε ήδη αποθηκευμένη αίτηση μπορούμε να ανοίξουμε ένα αποθηκευμένο αρχείο μέσω του πλήκτρου "Άνοιγμα" στην κεντρική οθόνη ή του μενού "Αρχείο"->"Άνοιγμα". Σε περίπτωση που το αρχείο που προσπαθούμε να ανοίξουμε έχει λάθη, τότε εμφανίζεται ένα παράθυρο όπου αναφέρονται τα λάθη που βρέθηκαν.
Εκτύπωση αίτησης
Μπορούμε να εκτυπώσουμε τη δήλωση οποιαδήποτε στιγμή πατώντας το πλήκτρο "Εκτύπωση" στην κεντρική οθόνη ή μέσω του μενού "Αρχείο"-> "Εκτύπωση". Για την εκτύπωση η εφαρμογή δημιουργεί ένα αρχείο pdf με όνομα Printout.pdf, το οποίο βρίσκεται στον κατάλογο GSIS_vatref\print_Temp στα έγγραφα του χρήστη (π.χ. Τα έγγραφά μου\GSIS_vatref\print_Temp σε ελληνικά Windows XP ). Επομένως για να είναι δυνατές οι εκτυπώσεις θα πρέπει να υπάρχει εγκατεστημένο στον υπολογιστή κάποιο πρόγραμμα για την εμφάνιση κειμένων pdf (π.χ. Adobe Reader). Εφόσον κάποιο αντίστοιχο πρόγραμμα υπάρχει εγκατεστημένο, τότε το παραπάνω αρχείο pdf θα ανοίξει με το συγκεκριμένο πρόγραμμα και θα μπορέσουμε να το εκτυπώσουμε.
Προκειμένου να προχωρήσετε σε δημιουργία τροποποιητικής δήλωσης θα πρέπει προηγουμένως να έχετε υποβάλει μέσω του www.gsis.gr κάποια αρχική δήλωση, η οποία και θα τροποποιηθεί. Εφόσον έχετε οριστικοποιήσει κάποια αρχική δήλωση θα πρέπει να παραλάβετε και αποθηκεύσετε το XML αρχείο της στο σκληρό σας δίσκο. Τροποποιητική δήλωση μπορεί να γίνει για μία χώρα κάθε φορά, ανεξάρτητα από τον αιθμό των χωρών που περιέχει η αρχική δήλωση.
Στη συνέχεια πηγαίνετε στην εφαρμογή και επιλέγετε το μενού "Αρχείο"-> "Νέα τροποποιητική δήλωση". Εμφανίζεται παράθυρο επιλογής αρχείου όπου πρέπει να επιλέξετε το XML αρχείο της αρχικής δήλωσης. Στη συνέχεια εμφανίζεται παράθυρο όπυ παρουσιάζονται σε λίστα οι χώρες επιστροφής προς τις οποίες υπήρχαν στοιχεία στην αρχική δήλωση. Πρέπει να επιλέξετε μία για να συνεχίσετε.
Μετά την επιλογή της χώρας εμφανίζεται στην κεντρική οθόνη της εφαρμογής μια ετικέτα (tab) με τα στοιχεία που είχαν δηλωθεί για τη συγκεκριμένη δήλωση. Ορισμένα στοιχεία στην οθόνη είναι πλέον κλειδωμένα και δεν μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε. Αυτό γίνεται γιατί στην τροποποιητική δήλωση υπάρχουν περιορισμοί στις αλλαγές που μπορείτε να κάνετε. Έτσι:
Μπορείτε μόνο να τροποποιήσετε στοιχεία υπαρχόντων παραστατικών ή να διαγράψετε κάποιο από αυτά.