Για τη χρησιμοποίηση της εφαρμογής απαιτείται Java 1.6 ή νεώτερη. Εάν δεν υπάρχει εγκατεστημένη Java μπορούμε να μεταβούμε στο http://www.java.com και να την εγκαταστήσουμε.
Για να εκκινήσουμε την εφαρμογή εκτελούμε το αρχείο apcDesktopPrivate2014.jar. Ανάλογα με το σύστημα, αυτό μπορεί να γίνει είτε απευθείας με διπλό κλικ στο εικονίδιο του αρχείου ή μέσω μιας γραμμής εντολών όπου γράφουμε την ακόλουθη εντολή:
java -jar apcDesktopPrivate2014.jar
Εάν θέλουμε απλώς να κάνουμε έλεγχο αρχείων χρησιμοποιούμε το μενού Αρχείο-Έλεγχος Ορθότητας Αρχείου. Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή εάν έχετε μεγάλα αρχεία στα οποία θέλετε να κάνετε έλεγχο ορθότητας.
Εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε νέο αρχείο ή να επεξεργαστούμε κάποιο υπάρχον επιλέγουμε το μενού Αρχείο-Νέο ή Αρχείο-Άνοιγμα αντίστοιχα, για να ξεκινήσουμε. Τα στοιχεία που πρέπει να συμπληρωθούν υποχρεωτικά είναι σημασμένα με αστερίσκο (*). Εισάγουμε τα γενικά στοιχεία δηλούντος στο πάνω μέρος της οθόνης της εφαρμογής, ενώ οι αναλυτικές αμοιβές εισάγονται στον αντίστοιχο πίνακα. Για να εισάγουμε μία γραμμή πατάμε το πλήκτρο "Εισαγωγή". Εμφανίζεται μία κενή γραμμή στον πίνακα, όπου εισάγουμε τα στοιχεία που επιθυμούμε. Όταν ολοκληρώσουμε την εισαγωγή στοιχείων πατάμε το πλήκτρο "Αποθήκευση αλλαγών", ώστε να γίνουν οι απαραίτητοι έλεγχοι. Αν θελήσουμε να διαγράψουμε κάποια γραμμή του πίνακα την επιλέγουμε και πατάμε "Διαγραφή".
Όταν ολοκληρώσουμε την εισαγωγή στοιχείων Επιλέγουμε από το μενού "Αρχείο" την επιλογή "Αποθήκευση ως". Γίνεται έλεγχος των στοιχείων που έχουν εισαχθεί και αν δεν υπάρχουν λάθη μπορούμε να επιλέξουμε το αρχείο στο οποίο θα αποθηκευθεί η δήλωσή μας. Στη συνέχεια μπορούμε αν θέλουμε να ανοίξουμε ξανά το αποθηκευμένο αρχείο για να προσθέσουμε επιπλέον στοιχεία.
Η διαδικτυακή εφαρμογή παραλαβής δηλώσεων βαβαιώσεων αποδοχών αποδέχεται μόνο συμπιεσμένα αρχεία (zip). Επομένως για να μπορέσουμε να υποβάλουμε τη δήλωσή μας θα πρέπει να συμπιέσουμε το αρχείο που αποθηκεύσαμε. Αυτό μπορεί να γίνει είτε μέσω της εφαρμογής (μενού "Εργαλεία"->"Δημιουργία συμπιεσμένου αρχείου (zip)"), είτε με οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα δημιουργεί αντίστοιχα αρχεία zip. Προσοχή χρειάζεται στην αποφυγή χρήσης ελληνικών χαρακτήρων στο όνομα του αρχείου zip καθώς και στο όνομα του αρχικού αρχείου της δήλωσης.
Εφόσον συμπιέσουμε το αρχείο, μπορούμε να μεταβούμε στο διαδικτυακό τόπο της ΓΓΠΣ στη διεύθυνση https://www1.gsis.gr/sgsisapps/apcpriv/ όπου με χρήση των κωδικών πρόσβασής μας μπορούμε να υποβάλουμε τη δήλωσή μας.
Η εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα εκτύπωσης της δήλωσής μας μέσω του μενού "Αρχείο" -> "Εκτύπωση". Η εκτύπωση γίνεται μέσω της δημιουργίας αρχείων html τα οποία αποθηκεύονται στον κατάλογο [Τα έγγραφά μου]/apcDesktopPrivate/. Σε περίπτωση που αντιμετωπίσετε πρόβλημα με την εκτύπωση μπορείτε να μεταβείτε στον κατάλογο αυτό και να ανοίξετε απευθείας τα αρχεία html.
Είδη αποδοχών (για Βεβαιώσεις αποδοχών ή συντάξεων):
8-Αναδρομικά αποδοχών που επιλέγονται να φορολογηθούν στο έτος είσπραξης
9-Αναδρομικά αποδοχών που επιλέγονται να φορολογηθούν στο έτος που ανάγονται
10-Τακτικές αποδοχές
11-Πρόσθετες αποδοχές
13-Λοιπά αποδοχών
14-Αποδοχές για υπηρεσίες που παρέχονται στην αλλοδαπή από κάτοικο Ελλάδος
15-Αποδοχές φορολογούμενες με ειδικό τρόπο ή αυτοτελώς
16-Αποδοχές απαλλασσόμενες στο σύνολό τους
17-Τα ποσά του εισοδήματος της περ. στ' του άρθρου 45 του ΚΦΕ
18-Τα ποσά του εισοδήματος της περ. γ' του άρθρου 45 του ΚΦΕ
19-Τα ποσά του τεκμαρτού ενοικίου άρθρου 23 του ΚΦΕ.
20-Κύρια σύνταξη
21-Επικουρική σύνταξη
22-Μέρισμα από ασφαλιστικές εισφορές
23-Βοήθημα από ασφαλιστικές εισφορές
24-Αναδρομικά σύνταξης που επιλέγονται να φορολογηθούν στο έτος είσπραξης
25-Αναδρομικά σύνταξης που επιλέγονται να φορολογηθούν στο έτος που ανάγονται
26-Λοιπά σύνταξης
27-Ανείσπρακτες αποδοχές (Αρθρ.4 §11 του Ν.4038/12)
30-ΕΚΑΣ
31-Αμοιβές από παροχή εργασίας από εργόσημο
32-Αμοιβές αθλητών
33-Αποζημίωση απόλυσης