Η συγκεκριμένη ενότητα αποτελεί την κύρια ενότητα της εφαρμογής και τον τελικό σκοπό χρήσης.

Υπάρχουν δύο κανάλια έκδοσης παραστατικού.

Ο ευκολότερος τρόπος είναι μέσω του Πελάτη και των σχετικών κουμπιών που υπάρχουν:

• στη σελίδα Προβολής Πελάτη.
• στη λίστα πελατών, στην στήλη Ενέργεια.

Σε αυτήν την περίπτωση, στο νέο παραστατικό τα πεδία που σχετίζονται με τον πελάτη (Πελάτης, Α.Φ.Μ., Διεύθυνση, Πόλη, Τ.Κ.) προ-συμπληρώνονται και δεν μπορούν να τροποποιηθούν.

Αναλόγως του τύπου πελάτη φιλτράρονται οι διαθέσιμες επιλογές στο είδος παραστατικού που μπορεί να εκδοθεί.

Εναλλακτικά, ο χρήστης μπορεί να μεταβεί στη διαδικασία έκδοσης μέσω του μενού Παραστατικά, Έκδοση.

Σε αυτήν την περίπτωση, όλα τα πεδία του παραστατικού είναι κενά. Τα πεδία που σχετίζονται με τα στοιχεία πελάτη ενεργοποιούνται αφού επιλεγεί το είδος του παραστατικού βάσει των εκάστοτε κανόνων.

 

Το παραστατικό χωρίζεται στις ενότητες:

1. Γενικά Στοιχεία Παραστατικού
2. Αγαθά / Υπηρεσίες
3. Διάφοροι Φόροι
4. Σχόλια / Παρατηρήσεις
5. Σύνολα

Οι ενότητες πρέπει να συμπληρωθούν και η έκδοση παραστατικού γίνεται μέσω του κουμπιού «Έκδοση» που υπάρχει στην κορυφή και στο τέλος της οθόνης.

Το κουμπί «Καθαρισμός» αρχικοποιεί όλα τα πεδία του παραστατικού.

Η επιτυχής έκδοση παραστατικού σηματοδοτείται από την δημιουργία του αναγνωριστικού MARK, που σηματοδοτεί μοναδικά το παραστατικό.

Εφόσον υπάρχουν λάθη συμπλήρωσης ή παραλήψεις κατά την έκδοση εμφανίζεται ενημερωτικό μήνυμα προς τον χρήστη για να προβεί σε διορθώσεις.

Ακολουθεί περιγραφή των ενοτήτων του παραστατικού.

Γενικά Στοιχεία Παραστατικού

Σε αυτή την ενότητα υπάρχουν οι εξής πληροφορίες:

• Είδος: επιλογή από λίστα.
• Σειρά: επιλογή από λίστα.

Η λίστα περιλαμβάνει τις σειρές για το είδος παραστατικού όπως έχουν οριστεί στο μενού Κατηγορίες Παραστατικών.

• Α/Α: κλειδωμένο πεδίο.

Στο πεδίο καταχωρείται αριθμός που αποδίδεται αυτόματα κατά την έκδοση του παραστατικού. Η αύξουσα αρίθμηση ξεκινά από το 1 ανά σειρά, εκτός εάν έχει συμπληρωθεί κάτι διαφορετικό στο αντίστοιχο πεδίο της Κατηγορίας Παραστατικού.

• Ημ. Έκδοσης

Προ-συμπληρώνεται με την τρέχουσα ημερομηνία, χωρίς τη δυνατότητα τροποποίησης.

• Υποκατάστημα
• Στοιχεία Πελάτη
  • Πελάτης
  • Α.Φ.Μ.
  • Υποκατάστημα
  • Χώρα: επιλογή από λίστα
  • Διεύθυνση
  • Πόλη
  • Τ.Κ.
• Τρ. Πληρωμής: επιλογή από λίστα.
• Συσχ. παραστατικό
• Στοιχεία Διακίνησης
  • Αρ. Οχήμ.
  • Ημ. Αποστ.
  • Ώρα Αποστ.
  • Σκοπός Διακίνησης: επιλογή από λίστα.
• Αυτοτιμολόγηση
• Αναστολή Καταβολής ΦΠΑ

• Νόμισμα

Προς το παρόν δίνεται δυνατότητα έκδοσης παραστατικού μόνο σε €. Το πεδίο είναι προ-συμπληρωμένο και κλειδωμένο για επεξεργασία.

• Ισοτιμία

Το πεδίο είναι κενό και κλειδωμένο για επεξεργασία. Θα χρησιμοποιηθεί στο μέλλον όταν θα υποστηριχθεί η έκδοση παραστατικού σε νόμισμα διαφορετικό του €.

 

Ο συνδυασμός Είδους Παραστατικού και επιλογής Αυτοτιμολόγησης καθορίζει τους κανόνες που διέπουν το παραστατικό. Συγκεκριμένα, ορίζεται η υποχρεωτικότητα πεδίων, η εμφάνιση/απόκρυψη πεδίων, η ενεργοποίηση/απενεργοποίηση πεδίων και οι τιμές των πεδίων επιλογής.

Γι’ αυτό και σε κάθε απόπειρα αλλαγής ενός εκ των δύο εμφανίζεται αντίστοιχο προειδοποιητικό μήνυμα όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Τα στοιχεία του παραστατικού αρχικοποιούνται ώστε να συμπληρωθούν λαμβάνοντας υπόψιν τους ισχύοντες κανόνες.

Κατά τη συμπλήρωση του πεδίου «Πελάτης» γίνεται αναζήτηση στη λίστα καταχωρημένων πελατών όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Η επιλογή πελάτη από τη λίστα οδηγεί σε αυτόματη συμπλήρωση όλων των σχετικών πεδίων βάσει των στοιχείων στο προφίλ πελάτη.

ΠΡΟΣΟΧΗ! Κατά την αναζήτηση στο πεδίο «Πελάτης» εμφανίζονται μόνο αποτελέσματα των οποίων ο τύπος επιχείρησης είναι έγκυρος για το είδος του προς έκδοση παραστατικού. Για παράδειγμα, για παραστατικό «1.2 Τιμολόγιο Πώλησης / Ενδοκοινοτικές Παραδόσεις» αναζητούνται μόνο πελάτες τύπου «Επιχείρηση εγκαταστημένη σε άλλο Κράτος Μέλος».

Ορισμένα είδη παραστατικών πρέπει υποχρεωτικά να συσχετιστούν με κάποιο άλλο παραστατικό. Στην περίπτωση πιστωτικού τιμολογίου (είδος παραστατικού 5.1), η εφαρμογή δίνει στο χρήστη τη δυνατότητα να εισάγει απευθείας το ΜΑΡΚ του παραστατικού με το οποίο συσχετίζεται το προς έκδοση παραστατικό, όπως φαίνεται στην εικόνα που ακολουθεί.

Με την επιτυχή ανάκτηση του συσχετιζόμενου παραστατικού, η εφαρμογή συμπληρώνει αυτόματα τα στοιχεία του συσχετιζόμενου στο νέο παραστατικό. Ορισμένα στοιχεία δεν μπορούν να τροποποιηθούν και τα αντίστοιχα πεδία κλειδώνουν.

Αγαθά / Υπηρεσίες

Σε κάθε παραστατικό πρέπει να προστεθεί υποχρεωτικά ένα ή περισσότερα αγαθά ή υπηρεσίες. Ο χρήστης μπορεί να προσθέσει νέο αγαθό / υπηρεσία στο παραστατικό μέσω το κουμπιού «Προσθήκη».

Για να ενεργοποιηθεί το κουμπί «Προσθήκη» πρέπει να έχει προηγηθεί επιλογή του Είδους παραστατικού.

Η γραμμή παραστατικού περιλαμβάνει τα στοιχεία:

• Αγαθό/Υπηρεσία: επιλογή από λίστα.

Η λίστα περιλαμβάνει τα αγαθά / υπηρεσίες που έχουν καταχωρηθεί στην ενότητα Αγαθά/Υπηρεσίες.

• Ποσότητα: αριθμητικό πεδίο, προ-συμπληρωμένο με 1.
• Μονάδα Μέτρησης: επιλογή από λίστα.
• Τιμή Μονάδας: αριθμητικό πεδίο.
• Φ.Π.Α.(%): επιλογή από λίστα.
• Αιτία Εξαιρ. ΦΠΑ

Το πεδίο ενεργοποιείται εφόσον επιλεγεί 0% στο Φ.Π.Α (%).

• Δικαίωμα Έκπτωσης: επιλογή από λίστα.
• Καθαρή Αξία: υπολογιζόμενο πεδίο, κλειδωμένο για επεξεργασία.
• Έκπτωση: αριθμητικό πεδίο, προ-συμπληρωμένο με 0.
• Καθ. Αξία με Έκπτωση: υπολογιζόμενο πεδίο, κλειδωμένο για επεξεργασία.
• Ποσό Φ.Π.Α.: υπολογιζόμενο πεδίο, κλειδωμένο για επεξεργασία.
• Σύνολο: υπολογιζόμενο πεδίο, κλειδωμένο για επεξεργασία.
• Χαρακτηρισμοί

Αναλόγως του είδους παραστατικού τα πεδία Ποσότητα και Μονάδα Μέτρησης ενδέχεται να είναι κλειδωμένα για επεξεργασία, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα που αφορά παραστατικό τύπου 2.1 – Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών.

Η επιλογή του «Αγαθό/Υπηρεσία» οδηγεί σε ανάκτηση όλων των πεδίων όπως έχουν καταχωρηθεί στο επιλεγμένο αγαθό ή υπηρεσία. Οι τιμές των πεδίων δύναται να τροποποιηθούν σύμφωνα με τους κανόνες του εκάστοτε είδους παραστατικού.

Επίσης, γίνεται ανάκτηση των καταχωρημένων χαρακτηρισμών του αγαθού/υπηρεσίας για το είδος του παραστατικού. Και οι χαρακτηρισμοί δύναται να τροποποιηθούν / διαγραφούν ή και να προστεθούν χαρακτηρισμοί μέσω του κουμπιού «Νέος Χαρακτηρισμός».

Είναι υποχρεωτικό κάθε γραμμή παραστατικού να περιέχει Χαρακτηρισμούς για το σύνολο της Καθαρής Αξίας της.

Ένας Χαρακτηρισμός αποτελείται από τα πεδία:

• Κατηγορία: επιλογή από λίστα.
• Κωδικός: επιλογή από λίστα.
• Ποσό (€)

Στην προσθήκη χαρακτηρισμού εμφανίζονται ενημερωτικά πλαίσια προς διευκόλυνση του χρήστη, για:

• Αγαθό/Υπηρεσία, Καθαρή αξία και Φ.Π.Α. της γραμμής.
• Ήδη χαρακτηρισμένη αξία για την γραμμή. Αφορά στο σύνολο Ποσού από άλλους χαρακτηρισμούς που έχουν προστεθεί στην γραμμή.

Για την προσθήκη χαρακτηρισμού σε γραμμή απαιτείται η συμπλήρωση των υποχρεωτικών πεδίων Αγαθό/Υπηρεσία, Καθαρή αξία και Φ.Π.Α.. Εάν τα υποχρεωτικά πεδία δεν έχουν συμπληρωθεί εμφανίζεται αντίστοιχο μήνυμα κατά την προσπάθεια εισαγωγής χαρακτηρισμού, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Διάφοροι Φόροι

Κάθε παραστατικό δύναται να περιλαμβάνει έναν ή περισσότερους φόρους. Ο χρήστης μπορεί να προσθέσει φόρο μέσω το κουμπιού «Νέος Φόρος».

Ένας Φόρος αποτελείται από τα πεδία:

• Είδος Φόρου: επιλογή από λίστα.
• Κατηγορία Φόρου: επιλογή από λίστα.
• Υποκείμενη Αξία (*)
• Ποσό Φόρου (€)

Η υποκείμενη αξία και το ποσό φόρου προ-συμπληρώνονται προς ευκολία του χρήστη βάσει της καθαρής αξίας του παραστατικού και του ποσοστού υπολογισμού του φόρου. Συνιστάται να έχει προηγηθεί η συμπλήρωση των γραμμών του παραστατικού πριν την καταχώρηση των φόρων. Τα πεδία «Υποκείμενη Αξία» και το «Ποσό Φόρου» δύναται να τροποποιηθούν από τον χρήστη. 

Αναλόγως, του είδους φόρου το ποσό αφαιρείται από το πληρωτέο ή προστίθεται σε αυτό. Ενδέχεται το ποσό του φόρου να εμφανίζεται πληροφοριακά, δηλαδή να μην επηρεάζει το τελικό πληρωτέο.

Επιλέγοντας ως είδος φόρου την επιλογή «Κρατήσεις» στην κατηγορία φόρου η λίστα ενημερώνεται με τις κρατήσεις όπως έχουν καταχωρηθεί στην ενότητα Κρατήσεις.

Προς αποφυγή λαθών, εάν τροποποιηθεί η καθαρή αξία παραστατικού που περιλαμβάνει φόρους, τότε εμφανίζεται ενημερωτικό παράθυρο προς τον χρήστη, προς έλεγχο / επιβεβαίωση των καταχωρούμενων φόρων.

Σχόλια / Παρατηρήσεις

Σε αυτή την ενότητα υπάρχει ένα πεδίο ανοιχτού κειμένου για συμπλήρωση σχολίων / παρατηρήσεων που αφορούν το παραστατικό. Τα σχόλια / παρατηρήσεις εμφανίζονται στην εκτύπωση του παραστατικού.

Σύνολα

Στην ενότητα σύνολα εμφανίζονται συγκεντρωτικά τα οικονομικά στοιχεία του παραστατικού όπως έχουν καταχωρηθεί στις προηγούμενες ενότητες. Ο χρήστης δεν έχει τη δυνατότητα παρέμβασης στην συγκεκριμένη ενότητα.

 

Η προβολή των παραστατικών γίνεται βάσει ορισμένων κριτηρίων αναζήτησης. Υποχρεωτικά πρέπει να οριστεί διάστημα κατά το οποίο έγινε η έκδοση. Προς διευκόλυνση του χρήστη τα αντίστοιχα πεδία είναι προ-συμπληρωμένα στον τρέχων μήνα, όπως φαίνεται στην εικόνα που ακολουθεί.

Μετά την έκδοση παραστατικού η εφαρμογή μεταφέρεται σε αυτή τη σελίδα και στο πεδίο ΜΑΡΚ συμπληρώνεται το αναγνωριστικό ΜΑΡΚ που έλαβε το παραστατικό.

Επιλέγοντας το κουμπί «Αναζήτηση» το παραστατικό εμφανίζεται στον πίνακα αποτελεσμάτων. Δίνονται δυνατότητες προβολής και εκτύπωσης του παραστατικού μέσω των αντίστοιχων κουμπιών της στήλης Ενέργεια.

Δεν υπάρχει δυνατότητα επεξεργασίας του παραστατικού.

Η ενέργεια Εκτύπωσης οδηγεί σε λήψη της εκτυπώσιμης έκδοσης του παραστατικού σε αρχείο τύπου .pdf. Στη συνέχεια ο χρήστης μπορεί να ανοίξει το αρχείο και να το εκτυπώσει.

Το λογότυπο της επιχείρησης εμφανίζεται στο σημείο που υπάρχει το λογότυπο του MyData στην παρακάτω εικόνα.